Recuperación de Información Memorias 10. Documento Electrónico

Clase 15 de Marzo de 2011

El documento electrónico en Colombia inicio con un rechazo contundente ante su validez y poder probatorio debido al tabú que muchos profesionales se crearon frente a la vulnerabilidad de los sistemas y la capacidad de los hacker para violar la integridad del documento.

Sin embargo es importante aclarar que las normas colombianas y la legislación a nivel mundial le han dado una posición importante al valor del documento electrónico y la firma digital para optimizar los trámites de los usuarios de los sistemas financieros, servicios públicos y demás. La tecnología debe romper con los antiguos procedimientos en los cuales el documento físico era el único testimonio que representaba la legalidad de un hecho o un acto.

Adicionalmente en el medio archivístico , la legalidad de los documentos electrónicos empieza a tener un valor muy importante en varios frentes de acción para un organización. Los trámites que se le deben dar al documento se pueden iniciar en corto tiempo, pues los software de gestión documental tienen herramientas (workflow), que le permiten al usuario  interno acceder a la información inmediatamente y darle una gestión pronta y eficaz. 

Ahora bien, frente a la conservación de documentos, las empresas pueden pensar en optimizar sus espacios físicos, pues la producción documental llegará a disminuir, la impresión de papel se tendrá que reducir y los medios de conservación serán los medios magnéticos. Desde el punto de vista económico, la aprobación y legalización de los documentos electrónicos, abre las puertas a la racionalización de recursos de una organización, aumenta la productividad y optimiza los espacios físicos.

Este tema debe ser de discusión para los profesionales de la información que administran unidades de información en un compañía. El reto está en optimizar los procesos de sus unidades y en sustentar ante las directivas las grandes ventajas que trae la utilización de herramientas tecnológicas como valor agregado a los procesos de la empresa con documentos electrónicos con valor probatorio, según lo estipulado en la ley colombiana.